タスクの年度初め大掃除をしたい
普段こういう話はブログに書かないんですが、もしかしたら参考になるような意見ももらえるかもしれないと思って公開してみます。今自分が所属しているチームを想定して書いていますが、当てはまる組織も多いのではないかと思います。
タスクの年度初め大掃除とは
数営業日以内で消化できるし、やった方が良い・やりたいのに重要度・緊急度が高くなく消化できていないタスクをある程度一気に消化するイベント
何故年度初めなのか？
- 大掃除のことも考慮した上で目標を立てられる
- 年度末だと目標達成が優先されてほぼ確実に実現されないだろう
- 目標にちゃんと組み込まれていたとしても他の目標に比べて優先順位は下がることがほとんどだろう
- たくさんのタスクをこなすことで勢いに乗れる（かもしれない）
重要度・緊急度が低いタスクをどうしてわざわざ消化するのか？
主に次の 3 点が理由
- 管理されているタスクを減らすため
- ある時急激に緊急度が上がって疲弊することがあるため
- じわじわと生産性が低下していくため
以下詳細
管理されているタスクを減らすため
タスクが多いと「それはタスク化されていた気がする」、「このタスクは別のタスクと重複してる」というやり取りが頻繁に起きる。また、定期的に全タスクを棚卸ししているが、それにも多大な時間がかかる。
一定期間更新がないものは自動的にクローズすれば良いかもしれないが、その場合次のような問題がある
- 後でやることを約束にしていたタスクがクローズされる
- 「締め切りが近いので後でリファクタリングします、テスト追加します」みたいなことはよくあるはず
- 同じ内容のタスクを毎回作成する手間が増える
- 作成時の手間を省くと「これってどういうタスクだったけ？」と内容を思い出す手間が生じたり、他の人が見ても何のタスクかさっぱりわからなかったりし、作成する意味がない
ある時急激に緊急度が上がることがあるため
重要度・緊急度を見誤っているとも言えるかもしれないが、何かをきっかけに緊急度が上がり疲弊することがあるだろう。
日頃から重要度・緊急度の低いタスクでも潰しておくことで余裕を持った対応ができる。
じわじわと生産性が低下していくため
重要度・緊急度が低いタスクは次のような傾向がある
- 放置しておいてもサービスの障害に繋がらない（少なくとも繋がらないように見える）
- 既存のメンバーや特定の個人は困っていない
- 時間をかけることでカバーできる（運用でカバーできる）
これらを放置することで次のような問題が起きる
- 不要なコード・リソースの削除やリファクタリングをしないことによる生産性低下
- 特に新しい人が入った時に効いてくるはずだが、コミット数やデプロイ数とかを生産性の指標にするだけでは見えてこない生産性低下な気がする（良い指標があれば知りたい）
- 手動オペレーションを繰り返すことによる生産性低下
- これは SRE の文脈でいう「トイル」の割合を管理することでモニタリングできるかもしれない
- 精神的ストレスによる生産性低下
- 汚部屋で仕事するよりきれいな部屋で仕事したい人が多いと思うが、その感覚
- 自分の場合、生産性が低下しているかはわからないが他人よりストレスを感じやすいと思われる
- これによる生産性低下を計測する良い方法はないだろうか…（生産性低下というより離職率増加に繋がるものかもしれない）
どうやるか？
- 期間中にレビューに出せるようなタスクに取り掛かる
- 目安として数営業日以内にレビューに出せるもの
- 時間がかからなそうに見えて着手した後、時間がかかりそうとわかった時点でタスクを分割したり別のタスクに切り替える
- 重要度・緊急度は全く考えなくて良い
- とはいえ、やるだけ時間の無駄と思うようなタスクはやらない（そういうタスクは存在しないと思いたい）
- 大掃除の一環で行ったタスクは専用のタグを付けて識別できるようにする
- 誰かに見返りとして amazon ギフトカード 1 万円分とか送りたい
- 期間終了後、各人成果発表
- 「労をねぎらいたい」と思った人にに各人投票し、得票数の一番多かった人に進呈
- 同率一位は山分け
- 期間中に重要度・緊急度の高い差し込みタスクを担当したメンバーへの配慮はどうするか？